一、认证委托人应具备以下条件
1 认证委托人应取得合法主体资格，合法主体资格包括企业法人、合伙企业、个人独资企业及其分支机构，以及机关、事业单位、社会团体、民办非企业单位等。
2 子证书发放的企业，也应取得合法主体资格；
3 无营业执照的内设部门，例如：某集团公司的运维部门申请质量管理体系认证，那应以某集团公司的名义申请质量管理体系认证。
4 申请企业在申请质量管理体系认证的当天，向前365天，没有由于自身的原因，质量管理体系认证证书被暂停、撤销、注销，可以受理质量管理体系认证申请，否则不受，但其他管理体系申请不受此影响。
5 申请企业在申请质量管理体系认证的当天，向前365天，应该没有重大质量事故，并在正常开展生产经营活动；
6 当认证覆盖范围内的产品，在国家层面的质量监督抽查中被判定为不合格时，认证委托人（不管是生产该产品的厂家，还是销售该产品的商家）必须马上停止两件事：
一是停止生产同款产品；
二是停止销售同款产品。
这里的 “同一产品” 指的是与抽查不合格产品型号、规格、批次工艺完全一致的产品，不能通过换包装、改标签等方式规避。
7 整改的核心要求停止生产销售后，认证委托人必须按照市场监管部门的官方要求开展整改工作，整改需要在规定的期限内完成，并且要达到合格标准。
8 整改不能只针对抽查的不合格批次，还需要排查同类型产品的生产流程、质量控制环节，找到不合格的根本原因（比如原材料缺陷、工艺参数失控、检验标准缺失等），并采取纠正和预防措施，避免问题重复发生。
9 整改合格的判定依据整改是否有效、是否达到合格标准，唯一的判定依据是市场监管部门出具的书面结论，而不是企业自己的检验报告、第三方检测机构的报告，也不是认证机构的审核结论。
10 只有拿到市场监管部门的合格书面文件后，企业才能恢复该产品的生产和销售；如果整改后仍不合格，市场监管部门会采取进一步的处罚措施（如罚款、吊销生产许可证等），认证机构也会相应撤销或暂停其 QMS 认证证书。
二、认证机构应要求认证委托人提供以下信息和文件资料
1 认证申请书（机构应该有申请模板，应该包括企业基本信息，认证委托人的名称、地址、认证依据的标准、申请的认证范围、体系内有效人数、外包情况）
2 合法地位
企业法人（有限责任公司、股份公司等）：
营业执照副本（含统一社会信用代码，有效期内）
事业单位法人：事业单位法人证书副本
社会团体法人：社会团体法人登记证书
基金会/民办非企业单位：基金会法人登记证书/民办非企业单位登记证书
分支机构（分公司、办事处）：自身营业执照＋总公司营业执照
境外法人（涉外业务场景）：注册登记证书、存续证明
3 其他行政许可
食品行业：食品生产许可证、食品经营许可证、从业人员健康证。
特种设备行业：特种设备生产/安装许可证、特种设备检验检测机构核准证。
电子电器行业：CCC认证证书、工业产品生产许可证（如适用）。
医疗器械行业：医疗器械生产/经营许可证、医疗器械注册证/备案凭证。
危化品行业：危险化学品生产/经营许可证、安全生产许可证。
4 组织机构及职责；
5 工艺流程图、服务流程图，轮班的班次、人数、各班次的工作内容和工作时间信息，季节性生产/服务时间段信息等；
6 QMS运行满三个月的证据：手册、程序文件发布实施时间、适时文件发放日期、风险机遇识别及措施记录日期、目标指标、人员管理、内部审核报告、管理评审等记录文件日期等
7 查询一年内所发生的质量事故、与质量相关的行政处罚、产品质量国家监督抽查不合格、其他质量抽查不合格的情况以及整改情况。
三、认证转换的条件
以一个例子说明成功转换的条件
甲公司（汽车座椅骨架制造22.03.02）持有机构 B 的 QMS 证书（有效期 2024-07-01 至 2027-06-30，CNAS 认可标识），因服务响应慢申请转入机构 A。
机构 A：具备 QMS 22.03.02认可，审核员专业资源匹配。
甲公司：原证书有效、无异常，机构 B 资质正常，提交 2024 再认证报告 + 2025 监督报告 + 1 项不符合整改全套资料。
评审结果告知（机构 A 致甲公司）：“经评审，你司满足 QMS 认证转换全部条件，我司受理转换申请，将结合下次监督审核实施转换；请于 5 个工作日内提交转换备案材料，逾期将按初次认证处理。”
四、认证合同及相关责任
认证合同中对于：认证服务的费用、付费方式和违约条款，及认证委托人、认证机构和获证组织的责任应有明确说明。
应由认证委托人（可以是认证委托人的上级单位或者下级单位、只有一种情况可以私人对公付款，即个体工商户，其余均应为公对公付款）将款项直接付给认证公司，不能由咨询公司，分支机构代收款项。
对于因认证机构批准资质注销或被撤销导致获证组织 QMS 认证证书无法有效保持的责任和经济赔偿有关条款应在合同中说明，避免发生此种情况，认证委托人漫天要价的风险。
五、方案策划
1 初次认证审核和再认证审核应为全条款审核，以及认证范围内的所有产品类型和服务类型。
2 二次监督审核应该覆盖 GB/T 19001/ISO 9001 所有要求。
所有要求包括条款二次覆盖全，申请范围内产品类型和服务类型应该每次审核均有涉及，人机料法环的能力、记录应该有涵盖，现场生产若是不能每次监督都看全，二次监督应该覆盖全。
3 A企业 2026年1月1日初审发证，2026年12月31日前即要进行第一次监督审核；2027年12月31日前即要进行第二次监督审核。
A企业2026年1月1日初审发证，2026年12月20日第一次监督完，即认证决定；那第二次监督审核不能超过2026年12月19日即要进行；到再认证还是不能超过12个月，即2027年12月18日前即要进行完再认证，否则不满足要求，如果企业还是要保证再认证的证书在2027年1月1日，那样，要进行监3，在2027年12月18日前进行，证书持续保持，然后在证书到期前2027年1月1日前安排再认证审核，再认证审核的严重不符合要在6个月内关闭并认证决定完成后，证书开始日期为认证决定日期。
4 每班次工作内容一致，可以仅审核一个班次，没有审核的班次应该有合理说明。
不同班次的生产/服务的内容、过程不相似的，每次审核应覆盖生产/服务实现的不同内容、过程的各班次。
5 典型产品，即生产过程最复杂，能够覆盖其他产品生产过程的产品生产。
六、审核时间
根据基础人日表查询出企业基础审核人日，根据人日增减因素（机构自定），最多不能减少30%。
最终现场审核人日最少为=基础人日*0.7*0.8(质量管理体系和其他体系整合减少人日)*0.8（现场审核人日）
质量管理体系不可以与市场监管总局（国家认监委）或认可机构未明确审核时间要求的管理体系整合。
即，除环境，职业健康安全、能源、信息安全、信息技术、食品、HACCP、资产管理体系、业务连续性、知识产权、道路交通安全、供应链安全、大型活动可持续性管理、电子商务管理体系其他的管理体系整合。做为减少20%的原因。
现场审核时间的人日数计算最终结果含有小数的，应调整为就近的半人日数。如 5.3 人日应调整为 5.5 人日，5.2 人日应调整为 5 人日
七、多场所审核
某食品加工企业有 16 个相同的面包生产车间（X=16，各车间活动、过程、QMS 风险类型完全一致）” 来举例，代入公式计算抽样审核数量：
1. 初次认证审核16开根，需至少抽样审核 4 个车间。
小数向上取整数
监督：0.6*4为3个
再认证：0.8*4为4个
2 举例：“某家电集团（含 3 个非相似场所 + 1 个中心职能部门）”
场所 1：空调生产车间（工艺：组装 + 制冷测试）
场所 2：冰箱研发实验室（活动：新品设计 + 可靠性试验）
场所 3：小家电销售服务中心（过程：售后维修 + 客户投诉处理）
中心职能部门：集团质量部（负责全流程体系策划、供应商管理）
初次认证 / 再认证审核：逐一审核
因 3 个场所活动、过程、风险完全不同，不能抽样，需对 3 个场所 + 中心职能部门全部逐一审核：
审核场所 1：查空调生产的过程控制、检验记录；
审核场所 2：查冰箱研发的设计输入输出、试验标准；
审核场所 3：查小家电售后的响应时效、投诉闭环流程；
审核中心职能部门：查体系文件、供应商审核记录等。
监督审核
场所总数 = 3，按 “不少于 30%” 计算：3×30%=0.9→需至少抽 1 个场所，且必须包含中心职能部门。
第一次监督审核：
抽取场所：场所 1（空调车间）
必审：中心职能部门
审核内容：
场所 1：空调生产的最新工艺变更后的质量数据；
中心职能部门：近期供应商评价报告、体系运行监控记录。
第二次监督审核：
抽取场所：
场所2（冰箱实验室）（需不同于第一次的场所1)
必审：中心职能部门
审核内容：
场所2：冰箱新品研发的可靠性试验报告；
中心职能部门：体系内部审核的整改跟踪情况。
每个多现场现场审核时间不得少于基础人日 所确定的现场审核时间的 50%。
八、审核组组建要求
1至少有1人参与了1阶和2阶审核；
21阶和2阶组内必须有Q专职审核员一名；如果是QES审核，应该至少有一名QES的专职审核员或者，Q一名专职审核员，一名E专职审核员，一名S专职审核员；
3 实习审核员和技术专家不计入审核人日；
4 审核组3名正式审核员，最多有3个实习审核员，若1人实习Q、2人实习E，那样正式审核员也必须满足这种领域要求，并且保证1名正式审核员仅能指导1名实习审核员实习工作；
5 子证必须有专职审核员参与审核，多场所不一定有专职审核员参与审核；
6 审核计划中，除包括审核目的，时间安排等常见要求外，审核员应注明 QMS 审核员注册号，专业领域审核员和技术专家应标明专业代码，兼职审核员和在职技术专家应注明工作单位。没有工作单位可标无，退休写退休前工作单位，后标退休；
7 现场审核应该安排在确定的特殊过程和关键过程正在进行中的时间；
8审核组长与企业沟通审核计划，通过微信或者邮箱传递信息，应截图留存证据。
