审核组到企业了，会议室里坐满了人。有人觉得首次会议就是“走个过场”，末次会议就是“念念报告”。但真正懂行的审核员和企业都知道：这两场会议开得好不好，直接决定了审核的质量，甚至影响后续整改的成败。
首次会议和末次会议，就像一场戏的“开场”和“收尾”。开场开好了，企业心里有底、配合顺畅；收尾收好了，企业服气、整改积极。
今天，我们就用7个细节，把这两场会议的关键点拆清楚。
细节一：谁来开会？老板必须在！
首次会议：最高管理者（老板）和各职能部门负责人，一个都不能少。老板来了，说明企业重视；部门负责人来了，后续审核才能配合到位。
末次会议：同样，老板和各职能部门负责人必须到场。这不是形式主义――审核结论是给老板听的，不符合项是要部门负责人去改的。
细节二：会议议程，必须“有备而来”
首次会议：审核组长要讲清楚：
审核目的、范围、依据是什么
审核日程怎么安排（哪天审哪个部门）
审核组人员分工
保密承诺
企业需要配合什么
末次会议：审核组长要交代：
审核概况回顾（审了哪些部门、哪些过程）
不符合项逐条说明
审核结论正式宣布
后续整改要求
企业提问环节这两场会议的议程，都不能“临时发挥”，必须提前准备好。
细节三：签到记录
首次会议：签到表提前打印，边签到边开场
末次会议：签到表所有人签字，缺一不可拍照留存：拍一张带会议背景的合影，证明会议确实开了
细节四：首次会议的“定调”很重要
首次会议的气氛，会影响整个审核的走向。审核组长要把握好分寸：
不能太严肃，把企业吓紧张了
不能太随意，让企业觉得“这审核也就是走个过场”
要传递一个信号：我们是来帮企业发现问题的，不是来找茬的一句话：友好，但不失专业；认真，但不摆架子。
细节五：末次会议的“预沟通”不能省
这是很多新手审核员最容易踩的坑。
对于重大不符合项，千万不要在末次会议上搞“突然袭击”。正确做法是：
会议开始前，找企业管代或质量负责人通个气：
我们发现了几个问题
为什么我们认为这是不符合
你们怎么看？这么做不是为了“通风报信”，而是专业素养的体现。预沟通可以避免末次会议上出现“公开对抗”，给双方留足体面的空间。
细节六：末次会议的“不符合项宣读”要讲技巧
读不符合项，不是“念完就走”。
正确方式：
读一条，解释一条，确认一条
企业有疑问，现场澄清
企业有异议，记录在案
千万不要做的事：
一次性念完所有不符合项，不给解释机会
用“你们怎么连这个都不懂”的语气
在企业面前和同事争论记住：不符合项宣读的目的，是让企业“听懂”，而不是“听爽”。
细节七：会后留痕，闭环才算完
末次会议结束，不代表审核结束。
审核组要做的收尾工作：
把不符合项清单留给企业一份
把签到表、照片整理归档
把审核报告在规定时间内提交
企业要做的收尾工作：
对照不符合项，制定整改计划
按期提交整改证据
配合后续的验证审核写在最后
首次会议和末次会议，是审核的“门面”，也是审核质量的“试金石”。开好了，企业服气、整改顺利；开砸了，前功尽弃、后患无穷。
下次审核时，不妨对照这7个细节，看看你的会议开到位了没有。
