1、目的
为建立风险和机遇的应对措施,明确包括风险应对措施风险规避、风险降低和风险接受在内的操作要求,建立全面的风险和机遇管理措施和内部控制的建设,增强抗风险能力,并为在质量管理体系中纳入和应用这些措施及评价这些措施的有效性提供操作指导。
2、范围
适用于在公司质量管理体系活动中应对风险和机遇的方法及要求的控制。
3、定义
3.1风险:在一定环境下和一定限期内客观存在的、影响企业目标实现的各种不确定性事件。
3.2机遇:对企业有正面影响的条件和事件,包括某些突发事件等。
3.3风险评估:在风险事件发生之前或之后(但还没有结束),该事件给各个方面造成的影响和损失的可能性进行量化评估的工作。即,风险评估就是量化测评某一事件或事物带来的影响或损失的可能程度。
3.4风险规避:风险规避是风险应对的一种方法,是指通过有计划的变更来消除风险或风险发生的条件,保护目标免受风险的影响。风险规避并不意味着完全消除风险,我们所要规避的是风险可能给我们造成的损失。一是要降低损失发生的机率,这主要是采取事先控制措施;二是要降低损失程度,这主要包括事先控制、事后补救两个方面。
3.5风险降低:通过采取措施以达到降低风险的效果。一般情况下,若采取的措施能够有效的降低所遭受的风险,应将采取措施的记录进行保留或者写入文件进行归档,以便后期重复发生时作为改善的依据。
3.6风险接受:是指企业承担风险造成的损失。风险接受一般适用于那些造成损失较小、重复性较高的风险、最适合于自留的风险事件。
3.7内部风险:企业内部形成的风险,例如战略决策风险、环境风险、财务风险、管理风险、经营风险等。
3.8外部风险:由外部影响因素导致的风险,例如政策风险、市场需求风险和业务风险等。
3.9风险严重度:风险发生后其所产生的影响的严重程度。
3.10风险发生频度:风险出现的频率或者概率。
3.11风险系数:风险系数用于评定是否对已识别的风险采取措施,风险系数=风险严重度x风险发生频度
4、权责
4.1 总经理:负责风险管理所需资源的提供,包括人员资格、必要的培训、信息获取等。负责风险可接受准则方针的确定,并按制定的评审周期保持对风险和机遇管理的评审。
4.2品质部:负责建立风险和机遇应对控制程序,并进行维护。负责按本文件所要求的周期组织实施风险和机遇的评审,落实跟进风险和机遇评估中所采取措施的完成情况并跟进落实措施的有效性,并编写《风险和机遇评估分析报告》,负责本部门的风险评估及应对风险的策划和应对风险措施的执行和监督。
4.3各单位:负责本部门/课室的风险和机遇评估,并制定相应的措施以规避或者降低风险并落实执行。
4.4业务部:负责收集产品售后的风险信息及本部门的风险识别,负责制定相应的措施以规避或者降低风险并落实执行。
5、作业内容
5.1风险和机遇的识别
5.1.1为全面识别和应对各部门在生产和管理活动中存在的风险和机遇,各部门应建立识别和应对的方法,确认本部门存在的风险,并将评估的结果记录在〔风险和机遇评估分析表〕。
5.1.2在风险和机遇的识别和应对过程中,责任部门应对可能存在风险的车间、生产过程和人员存在的风险和机遇进行逐一的筛选识别,风险和机遇识别过程中应识别包括但不限于以下方面的风险和机遇:
5.1.2.1业务开发、市场调查及客户满意度测评过程的风险和机遇.
5.1.2.2产品的设计开发、设计开发的变更控制过程的风险和机遇.
5.1.2.3外部供方评审和外部提供过程、产品、服务控制过程的风险和机遇.
5.1.2.4生产过程的风险和机遇.
5.1.2.5过程检验和监视测量设备的管理过程的风险和机遇.
5.1.2.6设备和工装夹具的维护和保养管理过程的风险和机遇.
5.1.2.7不合格品的处置及纠正预防措施的执行和验证过程的风险和机遇.
5.1.2.8持续改进过程的风险和机遇.
5.1.2.9环境因素的风险和机遇.
5.1.2.10合规性义务的风险和机遇.
5.2风险评估:
对已识别的风险的严重度、风险发生频度和风险可检测度进行评价,其评价的要求
应依据本程序所规定的评价准则进行评价确认,风险的严重度、发生频度和风险可检测度的确认用以确定风险系数,之后根据风险系数确定对风险应采取的措施。
5.2.1风险的严重程度评价准则:
风险严重度用于评价潜在风险可能造成的损害程度,根据对潜在风险的评估量化,若潜在风险发生后,其会导致的各方面的影响以及危害程度,以下包括但不限于风险产生后会导致的危害:
5.2.1.1法律法规、产品及客户要求;
5.2.1.2风险发生时导致的人身伤害;
5.2.1.3财产损失的多少;
5.2.1.4是否会导致停工/停产;
5.2.1.5对环境的影响程度
5.2.1.6对企业形象的损害程度:为便于识别风险所带来的危害程度,对风险的严重程度进行区分,风险严重度分为以下五类:
a.非常严重 b.严重 c.较严重 d.一般 e.轻微
下表作为评价风险严重度的准则:
严重程度
|
描述
|
严重等级
|
法律法规、产品及其他要求
|
人身伤害
|
财产损失(万元)
|
停工/停产
|
环境
|
企业形象
|
非常
严重
|
违反法律法规、国际/国家标准、客户标准
|
死亡、截肢、骨折、听力丧失、慢性病等
|
财产损失≥10
|
不可恢复
|
全球性、国家范围严重影响
|
重大国际、国内影响
|
5
|
严重
|
省内标准、行业标准
|
受伤需要停工疗养,且停工时间≥3个月
|
10<财产损失≥5
|
需较长时间调整后才可恢复
|
区域性影响
|
省内、行业影响
|
4
|
较严重
|
地区标准
|
受伤需要停工疗养,且停工时间<3个月
|
5<财产损失≥0.5
|
间歇性恢复
|
社区性严重影响
|
地区性影响
|
3
|
一般
|
企业标准
|
轻微受伤,包扎即可
|
财产损失<0.5
|
可短时恢复
|
社区性影响
|
企业及周边范围
|
2
|
轻微
|
不违反
|
无伤亡
|
无损失
|
没有停工
|
场界影响(或无)
|
不影响
|
1
|
严重度判定过程中,当多个因素的判定其严重程度不一致时,应遵循从严原则进行判定,即当多个因素中仅其中一个或部分因素其严重度级别更高时,依据严重级别高的因素作为风险严重度进行判定。根据上表内容确定风险的严重度后,将严重等级数字填入〔风险和机遇评估分析表〕中。
5.2.2风险的发生频率评价准则:
风险的发生频率是指潜在风险出现的频率, 为便于识别和定义,将风险频度定义为5级,如下所示:
a. 极少发生; b. 很少发生; c. 偶尔发生; d. 有时发生; e. 经常发生;
通过对上述的不确定因素进行评价风险发生的频度,风险的发生频率的评价以其可能发生的频率进行量化确认作为风险的发生频率的评价准则:
发生频度
|
定义
|
等级
|
极少发生
|
发生概率≤0.001%
|
1
|
很少发生
|
0.001%<发生概率≤0.1%
|
2
|
偶尔发生
|
0.1%<发生概率≤1%
|
3
|
有时发生
|
1%<发生概率≤10%
|
4
|
经常发生
|
发生概率≥10%
|
5
|
在进行风险分析和风险应对过程中,应保持风险措施的方案和实施结果的跟进记录,记录的保持依据【文件化信息控制程序】文件执行,风险分析和风险应对措施的详细内容应记录在〔风险和机遇评估分析表〕中,便于后续的查阅和跟进。
发生频度判定过程中,当一个或多个因素在判定过程中其发生频度不一致时,应遵循从严原则进行判定,即当多个因素中仅其中一个或部分因素其发生较为频繁时,依据发生频率较高的因素作为风险发生度进行判定.根据上表内容确定风险的严重度后,将严重等级数字填入〔风险和机遇评估分析表〕中.
5.2.3风险可检测度的评价准则
定义
|
等级
|
随时能够发现
|
1
|
很快能够发现
|
2
|
加强检查就能发现
|
3
|
必须抽样检测才能发现
|
4
|
风险不易发现
|
5
|
5.2.4风险的可接受准则
风险可接受准则是通过计算得出的风险系数来判定风险是否可接受,通过对风险的严重度和风险的发生频率及风险可检测度评价后,通过计算风险系数确定是否对风险采取措施.风险系数的计算如下公式:
风险系数=风险严重度x风险发生频度x风险可检测度
下表为风险风险系数的范围及当风险系数达到一定值时应对风险采取的措施:
风险
系数
|
风险等级及应采取的措施
|
风险等级
|
风险措施
|
76-125
|
高风险
|
应立即采取措施规避或降低风险
|
26-75
|
中风险
|
需采取措施降低风险
|
1-25
|
低风险
|
风险较低,当采取措施消除风险引起的成本比风险本身引起的损失较大时,接受风险
|
在进行风险分析和风险应对过程中,应保持风险措施的方案和实施结果的跟进记录,记录的保持依据【文件化信息控制程序】文件执行,风险分析和风险应对措施的详细内容应记录在〔风险和机遇评估分析表〕中,便于后续的查阅和跟进。
发生频度判定过程中,当一个或多个因素在判定过程中其发生频度不一致时,应遵循从严原则进行判定,即当多个因素中仅其中一个或部分因素其发生较为频繁时,依据发生频率较高的因素作为风险发生度进行判定。
根据上表内容确定风险的严重度后,将严重等级数字填入〔风险和机遇评估分析表〕中.风险的应对方式应根据实际情况进行筛选,当潜在的风险可有效的采取规避措施进行规避风险时,应制定风险规避方案,确认风险规避措施并予以执行,直至部分消除或完全消除风险。
当尚无可行方案进行规避风险时,应采取有效的风险降低措施,降低潜在风险所带来的影响。在进行风险分析和风险应对过程中,应保持风险措施的方案和实施结果的跟进记录,记录的保持依据【文件化信息控制程序】文件执行,风险分析和风险应对措施的详细内容应记录在〔风险和机遇评估分析表〕中,便于后续的查阅和跟进。
5.3风险应对:
各部门应对所识别的风险进行评估,根据评估的结果对风险采取措施,从而达到降低或消除风险的目的,风险应对的方法包括:风险接受;风险降低;风险规避.
对风险所采取的措施应考虑尽可能的消除风险,在无法消除或暂无有效的方法或者采取消除风险的方法的成本高出风险存在时造成损失时,再选择采取降低风险或者风险接受的风险应对方法。
5.3.1风险接受:
是指企业本身承担风险造成的损失。风险接受一般适用于那些造成损失较小、重复性较高的风险,当出现以下情况时可采取接受风险的方法:
5.3.1.1采取风险规避措施所带来的成本远超出潜在风险所造成的损失时;
5.3.1.2造成的损失较小且重复性较高的风险;
5.3.1.3既无有效的风险降低的措施,又无有效的规避风险的方法时;
5.3.1.4按本文件要求的风险评估准则中计算得出风险系数低于25的低风险.
5.3.2风险降低:
风险降低即采取措施降低潜在风险所带来的损坏或损失,风险评估部门应制定详细的风险降低措施降低风险,当出现以下情况时,可采取风险降低方法:
5.3.2.1采取风险规避措施所带来的成本远超出潜在风险所造成的损失时;
5.3.2.2无法消除风险或暂无有效的规避措施规避风险时;
5.3.2.3按本文件要求的风险评估准则中计算得出风险系数为25至75之间的一般性风险.
5.3.3风险规避:
风险规避是指通过有计划的变更来消除风险或风险发生的条件,保护目标免受风险的影响.风险规避并不意味着完全消除风险,我们所要规避的是风险可能给我们造成的损失。
一是要降低损失发生的机率,这主要是采取事先控制措施;
二是要降低损失程度,这主要包括事先控制、事后补救两个方面。
5.3.4风险评估部门在制定措施时,应考虑以下方面的内容:
5.3.4.1制定的措施应是在现有条件下可执行和可落实的;
5.3.4.2制定的措施应落实到个人,每个人应完成的内容应得到明确;
5.3.4.3应指派一名负责人为措施的执行进度和效果进行跟进,确保采取的措施被有效的落实.
5.4风险和机遇的评审
5.4.1品质部应每年组织各部门对风险和机遇实施一次评审,以验证其有效性,如有更新,及时修订〔风险和机遇评估分析表〕。
5.4.2当出现以下情况时,应当适当增加风险和风险评审的次数:
5.4.2.1与质量管理体系有关的法律、法规、标准及其他要求有变化时;
5.4.2.2组织机构、产品范围、资源配置发生重大调整时;
5.4.2.3发生重大品质事故或相关方投诉连续发生时;
5.4.2.4第三方认证审核前或其他认为有管理评审需要时;
5.4.2.5其他情况需要时。
5.4.3制定应急计划,防止因各种异常影响客户。(附件1应急计划)
6、相关文件
《文件化信息管制程序》
7、相关表单
7.1 《风险和机遇评估分析表》
7.2 《应急计划》
附:
风险和机遇评估分析表
类型
|
风险及机遇的识别
|
风险及机遇的评估
|
风险及机遇应对措施
|
执行情况
|
类别
|
外部因素及相关方描述
|
风险和机遇
|
发生可能性×严重性
|
等级
|
执行部门
|
时限
|
外部因素
|
法规要求
|
法律、法规内容的变化
|
风险:公司通过了欧盟、韩国药监部门的检查,公司部分产品作为原料药在以上区域进行销售,公司对当地国的法律法规是否充分收集评估,并转化为公司制度执行,符合新法规要求
机遇:公司产品机构调整,给公司带来潜在的客户
|
4×4=16
|
高
|
1.主要职能部门按照要求加强相关产品销售区域所在地法律法规的收集评价
|
QA室、企管部、安环部、生产制造部
|
全年
|
2.贸易部门加大市场开拓
|
贸易部、国际贸易部
|
全年
|
行业标准的变化
|
风险:公司现有的制度,是否符合新行业标准的要求
机遇:行业生产环境变化,给公司带来潜在的客户
|
4×3=12
|
一般
|
1.主要职能部门按照要求加强法律法规的收集评价
|
QA室、企管部、安环部、生产制造部
|
全年
|
2.贸易部门加大市场开拓
|
贸易部、国际贸易部
|
全年
|
相关方要求
|
监管部门的监管力度
|
风险:监管部门监管力度的加大,如公司执行不规范,可能存在被查处的风险
机遇:行业生产环境的变化,给公司带来新的发展机遇
|
4×3=12
|
一般
|
1.各级部门严格按照公司的规章制度开展相关工作
|
生产车间、物资储运部、QC室
|
全年
|
2.职能部门加大公司内部制度执行情况的检查
|
QA室、企管部、安环部、生产制造部
|
全年
|
供应商的要求
|
风险:原材料市场不稳定,希望签订的年度合同和保底价格,带来的采购和资金风险
机遇:原材料可能会降低
|
2×3=6
|
一般
|
对公司影响较大的大宗原材料做好年度采购计划
|
总经理室、物资采购部、进口物资管理部
|
全年
|
外部因素
|
相关方要求
|
客户的需求
|
风险:客户对产品质量标准提高,以及对供应周期和售后服务的期望值提升,给公司生产、质量和售后管理提出新的要求
机遇:市场竞争的加剧,公司管理水平的提升,会给公司带来潜在的发展机遇
|
4×4=16
|
高
|
1.QA室加强与客户进行质量标准制定的沟通,统一双方的标准和检测方法
|
QA室、QC室、贸易部、国际贸易部
|
全年
|
2.生产部门做好生产计划的安排,保证生产计划的执行
|
生产制造部、生产车间
|
全年
|
3.贸易部门加大客户交流沟通,及时处理客户的需求和意见
|
QA室、贸易部、国际贸易部
|
全年
|
第三方的要求
|
风险:公司运行中可能会对第三方产生不利的影响,或是第三方的要求公司目前无法满足,由此造成的冲突
机遇:第三方要求会完善公司的管理水平
|
2×3=6
|
一般
|
各职能部门加强与第三方的沟通,对第三方的要求及时进行处理,必要时及时提交公司高层进行资源配置,降低第三的抱怨
|
QA室、企业管理部、物资采购部、安全环保工程部
|
全年
|
技术
|
新领域、新设备、新工艺
|
风险:公司现有的工艺、设备如果比较落后,造成产品的成本较高,缺少市场竞争力。
机遇:通过引进新的设备、工艺,提高公司的工艺水平,降低产品成本,提高公司的市场竞争力
|
3×4=12
|
一般
|
公司根据目前的技术水平,制定的技术攻关和设备改造计划,先关职能部门予以有效落实。
|
安全环保工程部、生产制造部、生产车间、研究所
|
全年
|
专利有效期
|
风险:公司产品专利有效期到期,影响产品的生产和销售
机遇:市场其他公司产品专利过期,转化为公司产品,新的发展机遇
|
2×3=6
|
一般
|
注册部对公司的专利效期定期进行评审,防止公司专利在有效期内。同时收集市场上到期产品的专利,及时提交公司高层进行评估。
|
注册部
|
全年
|
外部因素
|
竞争
|
公司市场占有率、市场领先趋势、顾客增长趋势
|
风险:公司目前主要产品越橘提取物、银杏叶提取物市场占有率和领先趋势比较明显,但是竞争对手正在模仿公司的发展方式,影响公司的领先优势。
机遇:市场竞争加剧,发展压力加大。
|
3×2=6
|
一般
|
及时关注公司产品市场的情况,收集信息及时调整,保持公司产品的竞争力。
|
贸易部、国际贸易部、总经理室
|
全年
|
市场稳定性
|
风险:公司主要业务在植物提取物市场,该市场稳定性较差,会给公司进行战略规划提升难度。
机遇:市场不稳定,也会带来新的发展机遇。
|
3×4=12
|
一般
|
公司成立战略开发部,对开拓新市场,评估成熟市场的趋势,及时为公司提供新的市场。
|
战略开发部、贸易部、国际贸易部
|
全年
|
市场
|
市场容量
竞争力
价格风险
|
风险:公司目前主要产品越橘提取物、银杏叶提取物市场占有率和领先趋势已经比较高,但是产品市场容量毕竟有限,同时加上竞争对手的正在模仿公司的发展方式,对公司产品的竞争力和价格都产生比较大的压力,市场风险比较大。
机遇:通过梳理公司产品,需找好的新的项目,同时促进公司内部的管理水平,保持质量领先,提高公司的竞争优势。
|
3×4=12
|
一般
|
1.完善公司内部管理制度,加强部门的考核,提高公司管理水平,提高公司产品质量,保持竞争的优势;
2.积极开拓新产品市场,储备新的产品,提高市场容量
|
企业管理部、质量管理部、生产制造部
|
全年
|
应急计划
职责内容
|
潜在失效模式
|
失效影响
|
应急计划行动
|
措施
|
预防措施
|
责任人
|
公用事业中断
|
停电
|
日常办公
|
1、紧急确认停电原因,汇报总经理部署;
2、采用电话与客户接收订单及沟通交流。
|
1、外部通知的停电前提前保存数据
2、内部故障时组织人员抢修进度;
3、根据客户要求重新对订单排产,电力恢复后优先生产
4、通知客户。
|
1、定期更新物业公司联系方式;与外部供电部门做好密切的联系,及时传递停电通知
2、提前做好错峰用电的生产计划
|
行政部
业务部
|
影响交付
|
1、紧急确认停电原因,汇报总经理部署;
2、采用电话与客户接收订单及沟通交流。
|
1、外部故障时与外部供电部门保持密切联系,及时了解抢修进度;
2、内部故障时组织人员抢修进度;
3、启用库存
4、根据客户要求重新对订单排产,电力恢复后优先生产
5、通知客户。
|
行政部
业务部
|
停水
|
日常办公
|
1、紧急确认停水原因,汇报总经理部署;
2、与外部供水部门联系、及时沟通;内部故障时紧急组织人员维修
|
1、紧急确认停水原因,汇报行政部部署;
2、通知客户
|
1、实施循环水供水系统;
2、明确外部供水部门的联系人、方式,及时沟通
|
行政部
|
关键设备故障
|
设备故障
|
影响交付
|
1、组织设备人员立即维修:必要时紧急联系外协设备维修厂进行抢修
2、产品外包有资格的供应商生产
3、更换设备生产
|
1、建立相关设备供应商联系目录,随时保持沟通。
2、建立易损件供应商名录。
3、必要时通知客户
|
定期按照作业指导书对设备进行维护保养
|
生产部
|
易损件短缺
|
影响交付
|
1、通知采购;
2、紧急联系供应商调用,若长距离则紧急联系其他事业部调用;
|
1、建立易损件库存管理系统,专人定期查询和维护安全库存。
2、生产部监控、汇报设备状况及备品备件使用质量,及时沟通。
|
1、建立易损件供应商名录;定期更新
2、建立其他事业部紧急联系人员名单,定期更新
|
生产部
|
劳动力短缺
|
人员离职
|
生产中断
|
1、由储备符合条件人员先顶岗
2、紧急招聘
|
1、规定辞职/辞退的流程。
2、多功能工的培训
3、培训合格后接替上岗
|
1、定期员工满意度调查
2、多组织有意义的公司活动
|
行政部
|
人员请长假(病/事/产/工伤假)
|
生产中断
|
一个月内可安排人员顶岗,一个月以外的要重新安排储备人员顶岗
|
1、多功能工的培训
2、做好人员储备及培训工作
|
完善请假制度
|
行政部
|
怠工/旷工/罢工
|
生产中断
|
1、由储备符合条件人员先顶岗
2、紧急招聘
|
1、在岗位满编员的基础上,做好人员储备工作
2、积极处理好劳资双方关系
3、做好新员工储备以及一人多岗的培训工作
4、制订完善的福利保障制度,及时处理劳资冲突
|
1、定期员工满意度调查
2、多组织有意义的公司活动
|
行政部
|
质量问题
|
原材料短缺或质量问题
|
影响交付
|
紧急下单,缩短供货周期,或采用空运或快运。
|
1、建立安全库存。
2、寻找替代供方。
3、必要时通知客户。
|
1、确定供应商联系方法,明确各供应商紧急采购周期和正常周期。
2、和供应商签订质量协议;明确来料不良产生停线的后果承担。
|
采购
|
最终产品质量问题
|
影响交付
|
1、调用合格库存产品。
2、紧急生产、改变发运方式。
3、可现场返修的产品,立即安排技术人员现场返修。
|
1、确保紧急生产产品质量。
2、必要时通知客户。
|
1、定期开展不合格品的检讨
2、终检抽样数量增加;发现质量缺陷,要求100%重检。
|
品质部
|
订单
|
影响交付
|
1、紧急安排插单,工厂优先生产,第一时间完成。
2、针对不能按时交付的定单,业务部协调交付的延后。
|
1、确保定单的交付。
2、找出漏单原因,杜绝问题的再发。
|
生产部提前对紧急订单进行反馈
|
生产部
|
退货处理
|
批量退货
|
客户断线
|
1、退货的接收、并组织人员进行分析;
2、公司在产品需隔离标识,紧急停产;
3、库存进行封存等待处理;
4、紧急与客户沟通,协调后续产品供货
5、退货进行分析,并快速回复客户;
|
1、规定客户投诉处理流程;
2、明确客户产品的质量标准,严格按标准生产、检;
3、制定不良品或可疑品的判定处理规定
4、制定产品过程质量控制制度;
|
1、明确并消化客户的质量标准;
2、加强过程监督;
3、严格按作业指导书规范作业过程;
|
生产部
品质部
|
客户抱怨
|
客户流失
|
1、紧急与客户沟通,协调后续产品供货
2、退货进行分析,并快速回复客户;
|
1、与客户保持良好沟通,大事化小处理
2、将客户投诉处理报告及时反馈给客户
3、质量投诉的完整结案;
|
1、产品开发阶段,与客户明确质量标准;
2、将客户标准文件化,协议化;
3、定期拜访客户,与客户保持良好关系;
|
品质部
业务部
|
质量提升 认证辅导 SC咨询
供方审核 企标备案 风险排查
质量客服食品小Q:18905354660(微信同号)
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