一、目的:
建立一个标准化的验厂应对流程，明确各部门在验厂前、中、后的职责和工作内容，确保全面、系统地准备所有必要文件和记录，以满足并超越HACCP、IS022000、FSSC22000 及 BRCGS 等食品安全管理体系标准要求，展现公司卓越的管理水平，顺利通过审核并实现持续改进。
二、范围:
适用于本公司所有部门，包括但不限于总经办、品质部、生产部、研发部、采购部、储运部、行政部、销售部。
三、验厂应对组织架构与职责：
总经办/最高管理者:领导验厂工作，提供资源保障，确立并传达食品安全方针，主持管理评审展现最高管理者的承诺。
品质部(主导协调部门):担任总指挥和联络中心。负责验厂的整体策划、组织协调、标准解读、内部审核、文件管理、不符合项整改跟踪与验证。
生产部:现场管理的第一责任部门。负责生产过程的合规操作、现场环境卫生(5S)、设备维护保养及所有生产相关记录的准确性和完整性。
研发部:产品的“设计师”。负责产品配方、工艺、标签的合法合规性，以及新产品开发和产品变更的食品安全风险评估。
采购部:供应链安全的第一道关卡。负责供应商的准入、评估和管理，确保所有原辅料及服务符合食品安全要求。
储运部:物料流转的守护者。负责原辅料、包材、成品的接收、储存和运输全过程的条件控制与记录。
行政部:后勤保障与人力资源核心。负责员工健康、培训、厂区基础设施维护(非生产设备)虫害控制及访客管理。
销售部:客户沟通的桥梁。负责准确传递客户要求、处理客户投诉、参与合同评审及产品追溯与召回。
四、验厂指引程序(四阶段闭环管理)
阶段一:启动与准备(提前4周)
1.品质部:
接收验厂通知，立即成立验厂项目组，明确组长(通常为品质总监或管理者代表)及各部门核心成员。
组织召开验厂启动大会，传达审核目的、标准、范围、时间，进行全员动员，强调“第一次就做对”的理念。
依据审核标准，编制详细的《内部审核检查表》（案例：BRCGS第九版内审检查表！），并将任务分解到各部门。
进行文件和记录符合性审查，确保所有文件现行有效，记录填写规范、无缺失。
2.各部门:
根据《内部审核检查表》和下发的资料清单，开始地毯式梳理本部门所有文件和记录。
启动“现场环境大扫除与整改”活动，彻底清理卫生死角，整顿物料摆放，修复破损设施。
对本部门员工进行针对性的再培训，内容包括:食品安全意识、岗位S0P、审核应对技巧等。
阶段二:自查与完善(提前 1-2周)
1.品质部:
组织项目组进行一次全真模拟验厂。严格按照审核员的思路和流程，从文件审查到现场巡视，再到员工访谈，全面查找问题。
召开模拟验厂总结会，发布《内部审核不符合项报告》，对发现的问题进行通报。主导各部门对不符合项进行根本原因分析(5-Why、鱼骨图)，制定有效的纠正与预防措施(CAPA)
每日跟踪整改进度，确保所有问题在正式审核前关闭并完成有效性验证。
2.各部门:
作为责任主体，积极认领不符合项，并按时完成整改，提供整改证据(照片、记录、文件等)对关键岗位员工进行一对一辅导和模拟问答，确保其能清晰、准确地描述本岗位工作。
最终确认所有资料已按清单备齐，分类存放，并制作清晰的索引目录，以便快速查阅。
阶段三:迎接审核(审核当天)
1.首次会议:
总经办、品质部及各部门负责人参加。由总经理致欢迎词，品质总监介绍公司概况和体系运行情况。
2.审核陪同:
品质部派专人全程陪同，负责引导、协调和记录。各部门负责人或指定人员在本部门区域待命，随时准备接受审核。
3.资料提供:
响应要迅速，提供资料要准确。对于审核员提出的问题，实事求是，不回避、不夸大。
4.末次会议:
所有参会人员认真听取审核员的发现和结论，对不符合项的描述进行确认，不争辩，只澄清事实
阶段四:整改与闭环(审核结束后)
1.品质部:
在收到正式《不符合项报告》后 24 小时内，组织相关部门召开整改专题会。
指导责任部门完成《不符合项纠正预防措施报告》的填写，确保原因分析透彻，措施具体可行严格审核各部门提交的整改证据，确保证据链完整、有效。
在规定期限内，向审核机构或客户提交完整的整改报告。
将所有不符合项及其整改措施纳入《管理评审》和《年度培训计划》举一反三，推动体系持续改进。
2.责任部门:
立即行动，落实纠正措施，消除不符合现状。
深入实施预防措施，必要时修订相关文件或流程，并对员工进行再培训。
在整改过程中，主动与品质部沟通，确保整改方向正确、证据充分。
五、各部门验厂资料明细
1. 总经办/最高管理层
公司营业执照、税务登记证、组织机构代码证（如有）等基本证照。
最高管理者签署的食品安全方针、质量方针等文件。
公司组织架构图，明确各部门职责和汇报关系。
管理评审计划、会议纪要及输出项跟踪记录。
年度经营计划、资源投入计划（如设备采购、人员培训预算等）。
2. 品质部
质量手册、程序文件（如文件控制、记录控制、内审、不合格品控制等）。
检验规范、作业指导书、测试报告（原材料、半成品、成品检验记录）。
内部审核计划、检查表、不符合项报告及整改验证记录。
客户投诉处理记录、8D报告（问题分析与解决记录）。
计量器具校准计划、校准证书及标签。
3. 生产部
生产工艺规程、作业指导书、生产计划及完成情况记录。
批生产记录（领料、投料、工序参数监控、产量、损耗等）。
设备维护保养计划、点检记录、维修记录。
清洁消毒记录、异物控制记录、温湿度监控记录。
员工培训记录、健康证复印件。
4. 研发部
产品配方、工艺流程图、设计输入/输出文件。
食品安全风险评估报告、新产品验证记录。
产品标准（企业标准或执行标准）及备案证明。
标签设计稿、合规性审核报告。
5. 采购部
供应商名录、准入评估报告、年度审核记录。
采购合同、规格书、采购订单。
原材料检验报告、不合格品处理记录。
服务类供应商（如物流、校准、虫害控制）的管理记录。
6. 储运部
仓库管理制度、温湿度监控记录、清洁消毒记录。
入库验收记录、出库发货记录、库存台账。
运输车辆资质证明、冷链运输温度监控记录。
危废处理合同、转移联单。
7. 行政部
员工花名册、培训计划及记录、健康证档案。
厂区平面图、公共设施（食堂、宿舍）卫生检查记录。
虫害控制方案、药物MSDS、服务报告。
访客登记记录、安保人员培训记录。
8. 销售部
客户档案、销售合同/订单台账。
合同评审记录、客户满意度调查及分析报告。
产品追溯记录、召回演练记录。
销售人员培训记录（产品知识、法规、过敏原知识等）。
